如何向商業人士進行簡報：寫給工程師的教戰手冊

不管你擁有多高的學歷，在數學、電腦科學或工程領域有多深厚的專業知識，做好自己份內的工作還不夠，終有一天你也必須向公司裡其他「商業人士」，如行銷、物流、財務等部門的人，簡報你的工作內容。而這些有別於工程師、設計師的「非我族類」多半無法對純邏輯與數學證據作出和工程師一樣的反應。儘管商業人士也喜歡有實際數據為證，但這些資訊對其來說過猶不及，且他們常喜歡相信「直覺」。

想向商業人士做出「超殺」的簡報，其實就像創造一個軟體的重要部份一樣，一切都應由仔細的規劃開始，搭配一連串有邏輯的事件進程。現在就讓我們一起來規劃一個優秀的簡報吧！


一、路線規劃
旅遊時，想必幾乎所有人會預定地點，再加上部份工程人員可能會有的「宅宅」傾向，可能有些人還會事先查好「可通往羅馬的條條大路」。進行簡報也是一樣，簡報的目的就是帶動改變，簡報的過程就是通往改變的路，而你 — 身為一名簡報者，就是將大家載往目的地的司機。

因此當你被要求做一份簡報時，先問自己一個最基本的問題：「你想要透過這次簡報得到什麼？」此外，你還要能提出完整的答案。如果不能知道簡報的預期目標，準備工作就將淪為原地打轉。


二、誰是主要聽眾
在擬定任何內容草稿前，先試著更多瞭解你的聽眾。究竟是要向誰簡報？聽眾會有多少人？他們會希望從這次報告獲得什麼資訊？這些都能幫助你更妥善第預備簡報。明白你的終極目標與目標聽眾，不只會大大地有助於報告「內容」，更能影響你「如何」進行報告。

如果目標聽眾是某一特定部門或通常會一起工作的人員，你可以事先與這些人聯繫，詢問他們是否曾經參加過一些帶給他們強烈影響的簡報或研討會，進而稍微瞭解對這群人對溝通模式的偏好，並針對之策劃你的報告方式。

最後一定要時時提醒自己，這些商業人士的思考模式和你的不同，並試著揣摩他們會如何思考同一件事。


三、感受至上
身為一個宅男，或程式編碼人員，或者工程師，長久以來你所受到的訓練都是：屏棄個人感受，運用數學、邏輯、物理定律主導決策與行動。然而商業人士卻不是這麼做的。他們常將一些情感因素帶入工作，事實上根據一份Harvard Business Review的刊物，「最有效的決策者是那些在做決定時有著強烈情感的人」。因此向這些人簡報時，你必須深入他們的情感與感受。

在這方面最典型的範例就是蘋果前執行長賈伯斯（Steve Jobs）。多年來許多人都曾研究他的報告方式與風格，但最後都回歸到一個最重要的因素：賈伯斯能夠在短短幾秒內就與聽眾達到情感上的連結。


四、資訊過載
有了大方向之後，現在我們必須來規劃簡報的細節。這裡提供一些「必做」與「千萬別做」的事項供大家參考。儘管這個清單並不詳盡，但裡面的細項都是從前人報告經驗中汲取的精華。

千萬別做…
1. 過度使用條列式與投影片：已有數不盡的前車之鑒：千萬不要把一堆條列式重點擠進一張投影片，還期望這些資訊會被聽眾看完並吸收。也不要認為一串平穩無奇的條列式重點與投影片就能幫你安然渡過簡報，因為聽眾很可能在中途就魂遊向外了。此外，切記不要在報告開始前發放講義，十之八九，聽眾會趁你報告時把講義上的簡報內容讀完，好在簡報完畢時向你提問。如果你真的很想發講義，可以選在報告結束時或者透過email發送。

2. 滔滔不絕的佐證資訊：記得簡報的目的是要傳達訊息、推動改變。而造成改變最迅速的方式就是挑起聽眾的情緒反應。用作支持論述的事實資訊要適量，而不要資訊轟炸你的聽眾。試著在簡報中找到感性情緒與理性資訊的微妙平衡。

3. 刻意的手勢或動作：自然為上策。絕不要認為你可以事先計劃在講台上的移動或手勢。如果你事先刻意計劃要使用什麼手勢、表情、或反應，聽眾只要短短幾秒就能看破。

4. 道歉：每個人對於公開演說都會感到緊張，聽眾中也不乏對你的處境感同身受者。道歉只適用於做錯事的時候，千萬不要為了你身為人類在面臨壓力時的自然反應道歉。記住，身為報告者，你可以控制整個會場，而不是讓會場來控制你。

5. 「膨風」或瞎扯：如果在報告中你被問了一個問題卻不知如何回答，不要胡謅出一個答案。保持質樸與誠實的態度。你可以先以「這是個很好的問題」或「我很高興你提出個問題」來為自己爭取些許思考的時間，這麼做也使你有機會能讓聽眾明白你需要一些額外資訊才能回答該問題，並會稍候給出答案。

6. 準時：這不是鼓勵報告者讓聽眾等你，而是要提前抵達會場去等你的聽眾。提早到達會場不但讓你有充裕的時間備妥一切硬體器材，也使你有機會熟悉場地的限制與優勢，好讓整體簡報達到最佳的狀態。

記得這麼做…
1. 10-20-30法則：由Guy Kawaski發展出的「10-20-30」法則認為成功的簡報不應使用超過10張投影片，要在20分鐘內完成，並且所有投影片上的文字都不應小於30號字體。雖然這不是完全不可微調的鐵律，但謹記此原則對於呈現優良的報告必有幫助。

2. 讓大家一起笑吧：這當然不表示要將整個報告變得像搞笑脫口秀，但適度加入幽默元素絕對是好事。和你面對面互動的是人，因此不要讓簡報變得死氣沈沈，更何況前面曾提過，引起聽眾的情緒反應是一妙技，而幽默也是造成人們情緒和感受的元素之一。

3. 慢慢講：做簡報的新手常犯錯誤之一就是因為緊張而講太快。進行報告時，目的是要讓資訊進入聽眾的腦海中，而這些資訊對他們來說多半是陌生的，因此他們會需要更多時間吸收消化。此外，在報告的過程中使用「暫停」的方法，有可有效凸顯出特定重點。

4. 備妥講稿：進行簡報時，你所呈現的資訊要能與聽眾的現實生活連結，例如：使用一款新軟體將可讓大家提前下班。因此在報告前，應該要將事實資訊和想要達到的成果，搭配與聽眾生活連結的部份，有條理、架構分明地擬成講稿。

5. 看著聽眾的眼睛：眼神接觸是報告中非常重要的一環，卻也是許多人覺得最困難的一件事。眼神接觸將有助你與聽眾連結，但請記得，不要只和決策者進行眼神交流，而要環視在場的每一位聽眾，讓每個人都感到被尊重，也使每個人都與你的報告產生連結。

6. 從中獲得樂趣：面對一群人報告，對每天與程式碼、艱澀數學運算為伍的人來說，簡直就是酷刑。但若能從中找到樂趣，將讓你的簡報成為雙贏的局面。如果你怯生生、垂頭喪氣地走進會場，聽眾其實是會同情你的，他們想要你成功。記得聽眾是挺你的，拿出自信享受這個提供人們有用資訊的過程吧！


五、練習、練習、再練習
反覆練習講稿內容，直到你確實將它們記在腦中。你不需要發表一場世紀演說，但如果你真想讓聽眾驚艷，你的簡報就必須要分秒精彩。就連賈伯斯（Jobs）如此天生的演說者，在每場報告前都會至少花兩天的時間進行徹底的準備。

反覆練習的另一好處是幫助你熟悉轉換的時間點及過程。在一個好的簡報中，報告者要能與自己的投影片同步，且不需多花時間回憶每張投影片的內容，才繼續報告。


六、呼籲付諸行動
呼籲行動的最佳時間點就是簡報最關鍵的時間點：即將結尾的時候。「打鐵趁熱」是最佳寫照。當你已經將極棒的資訊呈現給聽眾，提供一個他們能有個人連結的故事，你的聽眾就達到興奮與熱情的巔峰了。這時就是強調並將倡議推向行動的最佳時機。你可以鼓勵聽眾仔細考量簡報內容的可行性，千萬不要用「提問時間」或類似的投影片作結尾，而要以建議收尾。


#資料來源：
  http://www.teema.org.tw/industry-information-detail.aspx?infoid=4342
  http://www.teema.org.tw/industry-information-detail.aspx?infoid=4343
  http://www.teema.org.tw/industry-information-detail.aspx?infoid=4344



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